3 квiтня 2020 | A A A
В Державній аудиторській службі України діє телефон довіри (044) 425-80-30, також громадяни можуть звернутися до Державної установи «Урядовий контактний центр» за номером 1545 Держаудитслужба повідомляє, що з 19.04.2020 року починають діяти ЗМІНИ до Закону України «Про публічні закупівлі», за якими розширено перелік порушень та збільшено суми штрафів за такі порушення!
Пошук

...
Головна  » Внутрішній контроль та внутрішній аудит у державному секторі » Інформація про стан внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту у державному секторі» Про стан внутрішнього аудиту в системі Державної міграційної служби України версія для друку
Про стан внутрішнього аудиту в системі Державної міграційної служби України 26 лютого 2014

Проведеною оцінкою якості внутрішнього аудиту в системі Державної міграційної служби України (далі – ДМС) за період з 01.01.2012 по 31.08.2013 встановлено, що підрозділи внутрішнього аудиту в системі міграційної служби (на центральному рівні – Сектор, на обласному – 27 головних спеціалістів з внутрішнього аудиту ГУДМС (УДМС)) не забезпечили реалізації основних завдань та функцій, передбачених пп. 4, 5 Порядку № 1001, відповідно до яких роль внутрішнього аудиту полягає в запобіганні фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, виникнення помилок чи інших недоліків у діяльності центрального органу виконавчої влади.

Однією із причин такого стану справ є бездіяльність завідувача Сектору, відсутність з його боку координації діяльності головних спеціалістів із внутрішнього аудиту територіальних органів міграційної служби та невиконання ним повноважень, наданих п. 10 Порядку № 1001. Це мало наслідком численні порушення нормативно-правових актів організаційного та функціонального характеру, неефективне використання трудових ресурсів, а також, врешті-решт, призвело до скорочення у 2013 році чисельності внутрішніх аудиторів у системі ДМС (із 27 головних спеціалістів з внутрішнього аудиту, що працювали впродовж 2012 року в територіальних органах міграційної служби, станом на 31.08.2013 скорочено 19).

Так, від початку свого функціонування підрозділи внутрішнього аудиту системи міграційної служби замість виконання своїх основних завдань та функцій більшість робочого часу витрачали на здійснення діяльності, не пов'язаної з внутрішнім аудитом, чим порушено вимоги законодавства в частині організаційної та функціональної незалежності таких підрозділів. Це підтверджено відсутністю конкретних результатів практично в усіх територіальних органах міграційної служби (нескладанням та незатвердженням планів внутрішнього аудиту, непроведенням аудиторських досліджень та, відповідно, ненаданням рекомендацій за їх результатами, нескладанням звітів про результати діяльності з внутрішнього аудиту).

Слід зазначити, що й на центральному рівні працівники Сектору 62 % загального фонду робочого часу за 2012 рік та 8 місяців 2013 року витратили на діяльність, документального підтвердження якої під час оцінки якості внутрішнього аудиту не надано.

Інші органи міграційної служби, у тому числі ДМС, у 2013 році не забезпечили виконання вимог законодавства в частині проведення внутрішніх аудитів, що підтверджується низьким рівнем завантаженості аудитами працівників підрозділів внутрішнього аудиту (від 6 до 10 % на центральному рівні та від 5 до 24 % на обласному).

До того ж низьку результативність та малоефективність роботи головних спеціалістів з внутрішнього аудиту ГУДМС (УДМС) підтверджено не лише проведеною оцінкою якості, а й посадовими особами ДМС України (за поясненням директора Департаменту управління справами та регіонального розвитку ДМС Дехтяренко С.С., робота працівників внутрішнього аудиту в ГУДМС виявилася низькорезультативною і, як наслідок, малоефективною. У зв'язку із зазначеним наразі ДМС планується провести скорочення працівників внутрішнього аудиту в ГУДМС з одночасним розширенням чисельності підрозділу внутрішнього аудиту апарату ДМС до рівня Управління).

Водночас постановою Уряду від 28.02.2002 № 228 "Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ" передбачено, що бюджетні повноваження установи щодо отримання надходжень і розподілу бюджетних асигнувань на взяття бюджетних зобов'язань та здійснення платежів визначаються виходячи із необхідності виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення результатів. При цьому у бюджетних запитах необхідність утримання штатних одиниць (внутрішніх аудиторів) обґрунтовується вимогами постанови № 1001, якою передбачено обов'язковість реалізації функції внутрішнього аудиту в системі міністерств, інших центральних органів виконавчої влади. За досліджений період внутрішнім аудиторам системи ДМС було нараховано заробітну плату на загальну суму майже 890 тис. гривень.

Поряд з цим установлено порушення законодавства, які негативно позначалися на результатах діяльності підрозділів внутрішнього аудиту в системі міграційної служби – при призначенні на посади деякі внутрішні аудитори не мали відповідної освіти (економічної або юридичної) та/або стажу роботи на державній службі за фахом (не менш як три роки); не здійснювалось систематичне підвищення кваліфікації внутрішніх аудиторів, їх навчання; не проводились внутрішні оцінки якості, не складались та не затверджувались програми забезпечення і підвищення якості внутрішнього аудиту.

Як наслідок, через відсутність у внутрішніх аудиторів системи міграційної служби фахової освіти та стажу, а також знань та навичок чинні підходи до планування не забезпечували ключових принципів внутрішнього аудиту – планування з урахуванням ризикорієнтовного відбору об'єктів аудиту, здійснення розрахунків планового та фактичного фонду робочого часу, що фактично призвело до безсистемності планування, невиконання планів, чим фактично нівельовано саму ідею планування цієї діяльності.

Зі свого боку, організаційні прорахунки та упущення, допущені при плануванні діяльності з внутрішнього аудиту, а також невідповідність деяких положень внутрішніх документів вимогам законодавства вищого рівня призвели до невиконання основних завдань та функцій підрозділів внутрішнього аудиту, а виконання непритаманних та/або несумісних із діяльністю внутрішнього аудиту функцій – участі внутрішніх аудиторів у численних перевірках, службових розслідуваннях, не пов'язаних з їх основною діяльністю. Поряд з цим головні спеціалісти з внутрішнього аудиту ГУДМС (УДМС) здійснювали, наприклад, обстеження структурних та територіальних підрозділів щодо дотримання норм і правил пожежної безпеки в зимовий період за 2012-2013 роки (ГУДМС Донецької області); проводили аналіз дотримання лімітів споживання електроенергії за 2012 рік та стану скорочення споживання комунальних послуг для формування звітності (УДМС в Рівненській області); здійснювали контроль за правильністю оформлення первинних та бухгалтерських документів, платіжних зобов’язань (УДМС в Київській області); брали участь у складі робочої групи щодо організації виїзного прийому громадян у територіальних підрозділах УДМС (УДМС в Хмельницькій області). Крім того, головний спеціаліст з внутрішнього аудиту УДМС Луганської області впродовж майже двох місяців виконував обов'язки начальника відділу фінансово-ресурсного забезпечення-головного бухгалтера, а також обов'язки відповідального секретаря у складі Комітету з конкурсних торгів, що створює прямий конфлікт інтересів, оскільки кожна із цих діяльностей є об'єктом аудиту для підрозділу внутрішнього аудиту.

Аналогічно через брак у внутрішніх аудиторів системи ДМС достатнього розуміння сутності здійснення діяльності з внутрішнього аудиту, її ключових відмінностей від ревізій проаналізовані аудиторські матеріали засвідчили недотримання положень законодавства у сфері внутрішнього аудиту та внутрішніх розпорядчих документів з питань організації, проведення, документування внутрішніх аудитів, реалізації їх результатів.

Усі здійснені внутрішні аудити в системі міграційної служби свідчать про практично повну відсутність власне аудиторських дій у контексті наданих внутрішнім аудиторам повноважень та відсутність аналітичної спрямованості під час їх проведення. Незважаючи на виявлення внутрішніми аудитами порушень у діяльності підприємств, установ, проведеними аудитами не ставилось за мету визначення основних причин їх системного вчинення в галузі. Як наслідок, фактично внутрішні аудити здійснювались лише у спосіб, аналогічний ревізіям фінансово-господарської діяльності, а саме: документування за результатами внутрішніх аудитів полягало в описі установчих документів, стану затвердження та виконання кошторисів, наведенні іншої статистичної інформації.

У багатьох випадках аудиторські матеріали не підтверджують фактичного дослідження низки питань, визначених у програмах відповідних аудитів; деякі матеріали засвідчують нездійснення комплексного дослідження передбачених програмою питань. Надані аудиторські рекомендації не містили дієвих механізмів внутрішнього контролю, спрямованих на недопущення (або мінімізацію) порушень фінансово-господарської діяльності в майбутньому, що визначено законодавством головною метою діяльності з внутрішнього аудиту. До того ж вони не мали чіткого алгоритму їх застосування та очікуваного результату з удосконалення діяльності об’єкта аудиту, що суттєво ускладнює, а в деяких випадках й унеможливлює їх подальше впровадження.

Зокрема, через відсутність нормативно визначених процедур моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій (форм моніторингу, періодичності відстеження) моніторинг відстеження аудиторських рекомендацій обмежувався лише отриманням листів від об’єктів аудиту. Аудитори взагалі не ставили за мету досягнення ефекту від упровадження рекомендацій, і, як наслідок, не відстежували при здійсненні моніторингу результати упровадження аудиторських рекомендацій.

Не сприяла прийняттю дієвих управлінських рішень для усунення та попередження порушень у системі міграційної служби відсутність на центральному рівні інформування Голови ДМС про результати діяльності Сектору. Фактично аудиторські звіти надавалися Голові ДМС лише за його вимогою. Звітування про результати діяльності внутрішнього аудиту здійснювалось із порушенням установлених законодавством термінів.

На порушення вимог законодавства в системі міграційної служби не забезпечено взаємодії підрозділів внутрішнього аудиту з органами Держфінінспекції. Так, плани діяльності з внутрішнього аудиту 93 % територіальних органах міграційної служби не погоджені з відповідними органами Держфінінспекції; подані Сектором на погодження до Держфінінспекції України піврічні плани у терміни, які не давали змоги забезпечити дотримання вимог затвердження планів Головою ДМС за 15 календарних днів до початку наступного півріччя; надана до Держфінінспекції України звітність містила недостовірні дані (не відображено реальної чисельності внутрішніх аудиторів системи міграційної служби, занижено обсяг державних ресурсів, охоплених аудитом на загальну суму 56332,7 тис. грн).

Для покращення діяльності з внутрішнього аудиту в  системі ДМС Держфінінспекцією України рекомендовано здійснити низку заходів, а саме:

- результати оцінки якості внутрішнього аудиту в системі ДМС розглянути на засіданні колегії ДМС;

- розглянути питання відповідності займаній посаді завідувача Сектору внутрішнього аудиту ДМС;

- зважаючи на значну кількість об'єктів внутрішнього аудиту, розглянути питання щодо збільшення штатної чисельності внутрішніх аудиторів у центральному апараті ДМС;

- здійснювати добір кадрів внутрішніх аудиторів у системі ДМС з дотриманням відповідних освітньо-кваліфікаційних вимог, установлених законодавством;

- внести зміни до внутрішніх розпорядчих документів з питань діяльності з внутрішнього аудиту з урахуванням зауважень, викладених у звіті Держфінінспекції;

- виключити з внутрішніх розпорядчих документів проведення перевірок та розслідувань, розгляд та підготовку проектів відповідей на скарги громадян та посадових осіб підприємств, установ і організацій;

- визначити єдині підходи при плануванні внутрішніх аудитів та звітуванні про діяльність з внутрішнього аудиту в системі ДМС шляхом формування єдиного плану та зведеного звіту про діяльність з внутрішнього аудиту в системі ДМС з урахуванням оцінки ризиків та подання на погодження до Держфінінспекції України;

- встановити порядок реалізації результатів внутрішніх аудитів;

- забезпечити звітування перед Головою ДМС в установлений термін, а також подання Голові ДМС аудиторських звітів разом з доповідними записками про їх результати;

- щорічно складати Програму забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту та забезпечувати її виконання; а також проводити внутрішні оцінки якості внутрішнього аудиту в системі ДМС;

- здійснювати координацію діяльності головних спеціалістів з внутрішнього аудиту ГУДМС;

- забезпечити попереднє вивчення об’єктів аудиту перед проведенням планових аудитів; адекватну тривалість внутрішніх аудитів визначеним обсягам дослідження у програмах аудитів, а також складання внутрішніх розпорядчих документів на проведення аудитів з дотриманням вимог пп. 4.10, 4.12 глави 4 розділу ІІІ Стандартів внутрішнього аудиту;

- повноту аудиторських дій при дослідженні програмних питань та виявленні фактів порушень;

- забезпечити дієвість наданих аудиторських рекомендацій, у тому числі визначення в них механізмів попередження виникнення виявлених порушень, недоліків та визначення очікуваних результатів від їх упровадження; а також здійснення моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій.